Detto fatto di David Allen

Detto, fatto. GTD, di David Allen

La metodologia GTD, Getting Things Done (ottenere le cose fatte), è un sistema teorizzato da David Allen nel proprio ononimo libro (nella versione italiana denominato Detto, fatto! Solamente ononimo del programma di Caterina Balivo, qua non si parla né di ricette né di look;-).

Questo sistema è uno dei più conosciuti a livello di produttività personale, ed il relativo libro ha avuto un successo pazzesco, soprattutto nei primi anni del nuovo millennio, portandolo probabilmente ad essere il libro più conosciuto a livello internazionale riguardo al tema dell’auto organizzazione sul lavoro.

 

Il libro teorizza un sistema, forse un po’ complicato ma efficace, per gestire tutte le richieste ed i lavori che ci piovono addosso ogni giorno, organizzarle e soprattutto eseguirle.

 

Vista l’evoluzione nel campo del lavoro e della produttività avvenuta negli ultimi anni, è addirittura un po’ superato, ma rimane comunque una pietra miliare dell’organizzazione e della produttività personale, per cui ritengo sia utile presentare il sistema, il libro e magari anche le complicazioni o avvertenze all’uso.

 

Ma in cosa consiste Detto, Fatto?

Essenzialmente in 5 fasi attraverso cui passerà tutto il lavoro, ovvero:

 

• Raccogliere
• Esaminare
• Organizzare
• Verifica
• Fare

 

Organizzati secondo questo schema:

 

Ma vediamoli nel dettaglio:

 

• Raccogliere

Consiste semplicemente nel creare raccoglitori fisici o virtuali in cui deve finire tutto quello che dobbiamo gestire.

Ad esempio raccoglitori sulla scrivania ed a casa in cui finirà tutta la comunicazione cartacea in arrivo e raccoglitori virtuali in cui finirà tutto quello che è digitale.

Per raccoglitori virtuali si intende ad esempio etichette specifiche per la posta, cartelle dedicate sul desktop del pc o applicazioni per la gestione delle cose da fare.

È importante che tutto entri nella fase di raccolta, non dovrebbe rimanere niente fuori dalla prima fase di questo imbuto.

Nota: questo è il primo scalino nell’uso di questo metodo, è difficile avere l’applicazione o costanza di buttare tutto, ma proprio tutto nel “pentolone” di raccolta.

 

• Esaminare

Si stabilisce una finestra di tempo ricorrente in cui verrà esaminato questo marasma di varie informazioni e richieste al fine di iniziare ad instradarlo attraverso diversi percorsi, ad esempio:

• È qualcosa che posso eseguire ora?

Ok, questo materiale passa direttamente al punto 3.

• Non devo fare niente attualmente ma è un documento o un informazione che mi interessa mantenere?

Perfetto, finirà in un sistema di archiviazione, digitale o cartaceo per uso futuro.

Attenzione: dovrà essere correttamente etichettato per essere facilmente recuperato al momento dell’uso.

• È qualcosa che mi tornerà utile in futuro o qualcosa per cui sto attendendo altre informazioni o dati?

Ottimo, finirà tutto in una zona di incubazione, anch’esso correttamente etichettato.

• È un informazione inutile o non importante?

Direttamente nel cestino!

 

• Organizzare

Tutto quello che ha superato indenne il punto 2 viene adesso organizzato in diversi modi:

• È fattibile in due minuti o meno? Ok, eseguo subito e archivio
• È composto da molte fasi? Ok, lo pianificherò nei vari passaggi, inserendolo nel calendario
• È qualcosa che posso delegare? Ok, subito smistato a chi di competenza, inserendo in una lista o nel calendario la data di assegnazione del compito ed il destinatario, in modo da tracciare l’effettiva realizzazione dello stesso.
• È qualcosa da fare in un preciso momento futuro? Subito nel calendario.
• Lo devo fare io, posso farlo subito e ci vorranno più di due minuti? Perfetto, lo dividerò in piccoli compiti e lo inserirò nella lista delle cose da fare

 

• Verifica

Ogni giorno, ogni poche ore o ogni settimana, in base all’urgenza del mio lavoro verificherò tutto quello che è stato delegato, messo in attesa o schedulato nel calendario.

In base ad eventuali aggiornamenti, lo sposterò in una fase successiva del processo di lavoro.

 

• Fare

Eh sì, alla fine anche qua si arriva al punto dolente, il fare.

Prendo la lista uscita dalle elaborazioni dei punti 3 e 4 ed inizio ad eseguire i lavori, archiviandoli se terminati o riprocessandoli se eseguiti solo in parte.

 

Cosa serve per eseguire correttamente il metodo Detto fatto di David Allen:

• Tantissima costanza ed applicazione nell’uso del metodo
• Un sistema di raccolta a prova di bomba
• Un sistema di gestione delle azioni in corso basato su calendari, liste e cartelle

 

Perché lo trovo complicato?

È poco flessibile, prevede un grande sforzo per organizzarlo seguendo i dettami del libro, prevede un organizzazione “militare” dei compiti.

Sicuramente se si ha la costanza e la forza mentale di applicarlo al 100% può dare ottimi risultati, ma personalmente ho fatto veramente fatica ad implementarlo.

 

Il libro è comunque una pietra miliare della produttività personale ed aziendale, vale comunque la pena leggerlo, anche solo per applicare qualche minimo cambiamento al sistema attuale di lavoro.

Getting Things Done è stato rielaborato e semplificato dal noto blogger americano Leo Babauta, guarda qua la mia recensione di Zen To Done.

 

Il TED di David Allen: (non sai cos’è TED? Guarda qua)

Il libro di David Allen

L’estratto del libro Detto,fatto!

 

Sì, mi piace e mi è sempre piaciuto molto leggere; da sempre leggo libri cartacei acquistandoli (prima nelle librerie della mia città poi on-line e su kindle), ascoltandoli (ho un abbonamento annuale ad Audible, soldi ben spesi) ed a volte semplicemente leggendo i “bigini” degli stessi, tramite Blinkist (che mi aiuta anche a mantenere allenato il mio inglese).