Spesso ci domandiamo come fanno certe persone a fare tutto. Imparare a gestire meglio il tempo è un abilità fondamentale da imparare e gestire, se vogliamo trasformarci da “wannabe” ad “ottenitori”.
Alla fine, il tempo è la cosa più democratica del mondo, tutti noi ne abbiamo la stessa quantità, dipende solo da noi come decidere di usarlo (o sprecarlo).
Ciò che viene misurato può essere gestito.
Questa frase è spesso usata ed abusata in ogni corso di miglioramento e crescita personale, ma contiene un enorme verità a cui spesso non prestiamo sufficiente attenzione.
In realtà, se vuoi gestire meglio il tempo non puoi fare altro che applicarla, perché il semplice fatto di vedere come viene speso il tuo tempo ti consentirà di essere più produttivo.
Se quindi hai deciso di fare il grande passo ed iniziare a gestire meglio il tempo, vediamo innanzitutto come misurarlo in maniera intelligente e produttiva:
Gestire meglio il tempo. Registrazione delle attività quotidiane
In generale, hai due opzioni per registrare le tue attività quotidiane: fisicamente o digitalmente. Sebbene non ci sia una risposta “giusta”, ci sono ragioni per cui le persone scelgono un sistema piuttosto che l’altro.
Utilizzare un sistema di registrazione digitale ha alcuni innegabili vantaggi che la carta non ti potrà mai dare. Hai sempre con te il tuo telefono, quindi è più semplice accedere ed aggiornare il tuo “time log”. Altro fattore importante é che se non hai molte pretese puoi trovare un app dedicata a costo zero, ci sarà un pò di pubblicità forse, ma se vuoi, potrai fare questa analisi e relativo miglioramentoi senza spendere nemmeno un centesimo.
Tuttavia, non tutti utilizzano un sistema digitale per tracciare le proprie attività quotidiane. Quali sono i vantaggi della registrazione su carta?
Se lo scrivi te ne liberi dalla mente in una maniera migliore e “più definitiva” rispetto al digitarlo su un app. Inoltre potrai scorrere più facilmente tra i tuoi precedenti “log” e spostarti tra di essi per scorrere o rivedere alcuni momenti. Inoltre, le app potrebbero smettere di funzionare, perdere i dati o bloccarsi in maniera inaspettata, alla fine non sono veramente dati tuoi se li carichi su un app, soprattutto se gratuita. Questo punto è valido anche se la tua preoccupazione è quella della privacy. Un diario o agenda fisica é più semplice da gestire rispetto ad uno digitale, anche per quanto riguarda questo ambito.
Avere un quaderno cartaceo (ed anche spendere alcuni euro per acquistarlo) può essere uno stimolo ulteriore nell’uso e completamento dello stesso. Troppo spesso le app si accumulano in maniera disordinata ed inutilizzata nel telefono; avere un supporto fisico può fare la funzione di “ancora visuale”.
Come tenere traccia delle tue attività quotidiane
Alcune attività sono più facili da registrare rispetto ad altre. Quelle digitali, come le videoconferenze, potrebbero essere già sul tuo calendario in virtù dell’invito che hai inviato. Altre, offline, potrebbero richiedere un po ‘di pianificazione e stima.
Ecco da dove cominciare:
- Controlla il tuo calendario
Ciò che è sul tuo calendario corrisponde a come trascorri effettivamente il tuo tempo e a come vorresti trascorrerlo? Dovrebbe…
In caso contrario, ripulisci il calendario. Rimuovi attività ed eventi che non sono più rilevanti. Dì “no” alle cose che non vuoi o non puoi fare. Riempi quegli slot con attività che ti avvicinano ai tuoi obiettivi.
- Utilizza un Time Tracker
Per tenere traccia delle attività digitali, utilizza strumenti di monitoraggio delle attività come Toggl . Possono estrarre i dettagli dell’evento dal tuo calendario e chiederti di registrare la quantità di tempo effettivamente speso per ciascuna attività.
Questi strumenti sono più facili da usare con un widget, una versione miniaturizzata di un programma che mostra solo i suoi strumenti essenziali. I widget di rilevamento del tempo ti consentono di avviare, mettere in pausa e interrompere il timer dell’attività mentre lavori.
Se preferisci utilizzare un registro dell’attività fisica, procurati un cronometro. Il tuo telefono ne ha uno integrato, oppure puoi portarne uno in tasca se preferisci l’esperienza in pista. In ogni caso, ricordarsi di premere “start” e “stop” dopo ogni attività richiede pratica. Aspettati di passare circa due settimane a costruire l’abitudine .
- Ottieni indicazioni temporali precise al minuto
Quando si tiene traccia del tempo, è facile arrotondare. Forse dimentichi di fare clic su “Avvia” sul timer, quindi scriverai 15:25 invece di 15:23 Forse il tuo registro di ieri ha un intervallo alle 16:00, quindi presumi di aver iniziato l’attività successiva elencata in quel momento.
- Prendi appunti
Prendi nota del motivo di un eventuale interruzione nel registro delle attività.
Sembra controintuitivo, ma ti accorgerai che molto del tuo tempo verrà speso nel cercare di rifocalizzare su quello che stavi facendo, più che il tempo che effettivamente hai dedicato alla cosa. Scrivi il motivo dell’interruzione, ti servirà in fase di ottimizzazione!
Gestire meglio il tuo tempo, analizzalo.
Inutile fare tutto questo lavoro di tracciamento e gestione se poi non procedi con una valutazione ed analisi.
Una volta che hai un mese o più di dati sulle attività e sei sicuro che siano registrati correttamente, inizia il divertimento. Puoi utilizzare meglio il tuo tempo analizzando come lo hai speso.
Hai bisogno di svegliarti prima? Ci sono attività che assorbono tempo ma non ti danno niente (o abbastanza) in cambio? Puoi scoprire tutte queste cose guardando con attenzione ed in maniera oggettiva il tuo resoconto.
Fai di più, fai meglio
La tua routine potrebbe non sembrare niente di speciale. Ma se registri le tue attività quotidiane, vedrai che fai molto ogni giorno.
Per gestire meglio il tuo tempo, eliminando le attività non necessarie o completando quelle esistenti in modo più efficiente, devi tenere traccia del tuo tempo.
Puoi ottimizzarle : devi solo iniziare a identificarle.
Se hai deciso per un agenda cartacea, prova una di quelle create ad hoc da noi, come ad esempio questa.