Come rendere la giornata lavorativa più produttiva, si, soprattutto se è lunedì!

Passiamo molte, (troppe) ore della nostra giornata di fronte ad una scrivania o quantomeno lavorando.

 

A volte ci ritroviamo a sera, spossati a chiederci? “Ma cosa ho fatto oggi di veramente produttivo? Sono riuscito ad agire in qualche ambito per me importante o ho solamente reagito a stimoli esterni?” (Subito dopo a “ma cosa guardo stasera in tv?”, “e da cena?” etc etc)

(E così ci roviniamo anche la serata nel momento in cui elaboriamo la risposta…)

Ma come rendere la giornata lavorativa più produttiva?

Per utilizzare al meglio la giornata lavorativa, arrivando a sera con la convinzione e sensazione di aver realizzato qualcosa di importante, è indispensabile applicare alcuni aggiustamenti ed accortezze al fine di migliorare in maniera esponenziale la produttività di una tipica giornata lavorativa.

Ovviamente sarà impossibile essere produttivi in ogni momento ed in ogni giorno, ma questi quattro suggerimenti possono far decollare le nostre giornate positive e farci galleggiare in quelle un po’ più drammatiche e turbolente.

 

Suggerimento .1 per rendere la giornata lavorativa più produttiva: Pianificare il proprio tempo

 

La sera prima ed alla mattina, all’inizio della nuova giornata lavorativa scrivi le azioni che devi (vuoi) necessariamente completare durante il giorno.

Scriverle permette di metabolizzarle meglio, consentendoci inoltre di avere una linea guida per la giornata.

Buttale in una lista cartacea o in un applicazione per la gestione dei compiti (io uso Todoist), ma fallo!

 

Fai in modo che la pianificazione dei tuoi compiti importanti non riempia tutta la tua giornata lavorativa; tieni da parte qualche compito facoltativo che terrai nel caso non siano comparse emergenze (cosa quasi impossibile ;-).

Non riempire il tuo tempo lavorativo di cose da completare necessariamente, perché i compiti urgenti e non importanti (il famoso quadrante maledetto del metodo di Eisenhower), te ne faranno perdere qualcuno e da lì la tua frustrazione potrebbe aumentare a livelli vertiginosi, trasformando una giornata “buona” (a livello produttivo) nella sensazione di un ennesima giornata sprecata.

 

Suggerimento .2 per rendere la giornata lavorativa più produttiva: Concentrati su un compito alla volta

 

Il multi tasking è una favoletta che ci hanno raccontato troppe volte.

Non siamo in grado di lavorare su più punti in contemporanea, o meglio, potremmo anche riuscire a farlo per azioni semplici, ma il nostro focus suddiviso in più azioni contemporanee perderebbe in potenza e precisione.

1 compito= 100% focus

2 compiti= 40% focus sul primo, un po’ sull’altro, almeno un terzo del focus totale sprecato…

Decidi quale compito vuoi eseguire e concentrati solo su quello.

Un getto d’acqua se ben concentrato può tagliare una lastra del materiale più duro, un getto diffuso va giusto bene per farsi una doccia.

Se vuoi usa la tecnica del pomodoro.

 

Suggerimento .3: per rendere la giornata lavorativa più produttiva: ridurre al minimo il tempo sprecato

 

Quante volte hai detto “controllo un secondo gli aggiornamenti di Twitter/Facebook/Altro e poi mi rimetto a lavorare” per poi trovarti, 40 minuti dopo, con una marea di aggiornamenti visti e mille schede di Chrome aperte perché abbiamo guardato un video, verificato un sito di news etc.?

I social ed il tempo libero non sono il male, dovremmo solo, almeno nel nostro tempo produttivo riuscire a rinchiuderli in specifiche finestre temporali, momenti di alleggerimento dedicati a fare solo quello; anche nel cazzeggio il multi tasking è il male.

Raramente sui social o sui siti di news vengono riportate informazioni che possono cambiare la nostra vita istantaneamente e se questo fosse il caso l’informazione ci arriverebbe comunque; quindi, sganciamoci da questa febbre dell’essere sempre aggiornati e facciamo alcuni patti con noi stessi, come ad esempio:

• Non controllerò i social durante la mia giornata lavorativa, soprattutto non nei miei tempi produttivi (fanno eccezione le pagine Fb e Tw di UnMillimetro 😉
• Non ho bisogno di controllare la mail ogni pochi minuti; è sufficiente farlo in alcune fasce di tempo definite e limitate.

Qualunque cosa stia succedendo, può aspettare.

 

Suggerimento .4 per rendere la giornata lavorativa più produttiva: Lavora quando sei più produttivo

 

Non siamo macchine; la nostra energia, concentrazione ed il nostro livello di attenzione fluttuano durante il giorno.

Potresti essere una persona con un picco di energia al mattino oppure essere una creatura pomeridiana o serale.

È molto importante scoprire i propri momenti più produttivi; in base a quelli sarà più semplice organizzare le proprie giornate, destinando ai momenti di picco le cose più complicate ma utili ed importanti e tenendo le cose più leggere per i momenti a bassa energia.

Come capire qual è il tuo momento più produttivo?

Semplicemente monitorandoti per alcuni giorni o settimane; in breve tempo emergerà un pattern, uno schema che si ripete più o meno costantemente.

 

 

Suggerimento .5 per rendere la giornata lavorativa più produttiva: Imparare a dire di no

Fare gruppo ed aiutare i colleghi sono passi fondamentali e necessari nel benessere e nella cooperazione del gruppo di lavoro.

Ma a volte è necessario dire no.

Aiutiamo nel compito comune ma a condizione che lo stesso non vada ad influenzare o rallentare troppo quello che dobbiamo fare noi.

Ci siamo fatti prendere un po’ troppo la mano dall’azione della delega e spesso si vanno a “smollare” dei compiti che in realtà non hanno alcun scopo pratico ma sono azioni che non portano ad alcun risultato.

Quindi, per il nostro bene e per quello aziendale impariamo a dire di no ogni tanto!

 

Questi cinque suggerimenti, se ben implementati, possono svoltare la nostra giornata lavorativa, portandoci in maniera costante e ripetuta a livelli di produttività impensabili per chi non ha un metodo di lavoro definito.

 

Cosa serve per applicarli?

Provarci un po’ di tempo,  persistere per superare le prime avversità che compariranno di sicuro e perseguire queste linee quel tanto che si “cementino” nella nostra giornata lavorativa, diventando le nuove fondamenta di una svolta produttiva!

 

E tu quali trucchi utilizzi per risollevare giornate che non decollano?

Guarda anche gli strumenti per la produttività da me suggeriti; un “attrezzo” non farà il lavoro al posto tuo, ma lavorare a mani nude a volte non è la miglior scelta possibile!