Che tu sia ancora uno studente o già impegnato nel mondo del lavoro, c’è un’attività che compi molto spesso, in maniera più o meno produttiva… quella di prendere appunti.

 

Potresti farlo mentre assisti ad una lezione universitaria, durante una riunione di aggiornamento o mentre leggi un libro, ascolti un podcast o guardi un TED relativo alle abilità e capacità che vorresti sviluppare.

Non tutti i modi per prendere appunti sono ideali, alcuni sono più funzionali, mentre altri sono solo uno spreco di carta e di tempo.

 

Vediamo insieme quali sono i 6 migliori modi per prendere appunti, sul lavoro ed in ogni altro ambito:

“Prendo appunti come alcune persone assumono droghe”.

Tim Ferriss. Coach, scrittore di 4 ore alla settimana e molto altro)

 

Ma perché dovrei prendere appunti se non sono più uno studente?

Intanto perché tenere un registro scritto di tutti i nuovi contenuti – durante le riunioni, i brainstorming e durante la lettura – è uno strumento essenziale di produttività e apprendimento.

Poi perché prendere appunti significa rielaborare concetti ascoltati e fissarli nel tempo per una futura consultazione.

Se ti stai chiedendo come ottimizzare questa semplice abitudine, ecco alcuni suggerimenti approvati dagli esperti su come prendere buone note.

“Alcune delle aziende di maggior successo di Virgin sono nate da momenti casuali: se non avessimo aperto i nostri quaderni, non sarebbero mai accaduti.”

Richard Branson (Ceo e fondatore Virgin Group)

 

Prendere appunti in maniera utile, consiglio 1.

IL primo consiglio è in realtà un’analisi tra due differenti opzioni che dividono il mondo.

Così come nelle bevande il dilemma è tra Coca-Cola e Pepsi e nei fast-food tra McDonald’s e Burger King, nell’ attività del prendere appunti la divisione è tra analogico e digitale.

Meglio block-notes e penna o una app digitale (Da Evernote a Drive, passando per Word ed il blocco note)?

Entrambi i sistemi hanno vantaggi e svantaggi, vediamoli:

Vantaggi del digitale:

– gli appunti sono digitalizzati, organizzati e salvati immediatamente

– è possibile fare una ricerca anche per nome in un tempo minimo.

Svantaggi:

– spesso gli appunti non sono elaborati, si tende a copiare quello che viene indicato, senza la necessità di eseguire una rielaborazione del concetto per ottimizzarlo (anche solo per ridurre la lunghezza dello stesso).

– tende ad un essere un sistema che apporta più distrazioni, da quella causata da altre app o notifiche in arrivo, a quella inerente al mezzo stesso (alzo la luminosità, modifico il layout della tastiera) alla dispersione data dalle troppe opzioni di formattazione presenti

 

Vantaggi del sistema cartaceo:

– ottimizzazione e rielaborazione dei concetti

– Possibilità di aggiungere schizzi, disegni etc. (certo si può fare anche con il digitale, ma magari sarò obbligato ad aprire un’altra app etc.)

Svantaggi:

– Occupazione fisica dello spazio e conseguente impossibilità di avere tutto sempre con sé

– Se non ottimizzati, un eventuale ricerca richiederà un sacco di tempo.

 

Personalmente preferisco ancora il sistema analogico, mi consente di ottimizzare ciò che voglio segnarmi, aggiungere note, correzioni e schizzi/sottolineature/ rimandi etc. ad una velocità e con una flessibilità che il digitale non mi permette.

Perdo un po’ in fase di ricerca, ma l’aggiunta della data, dell’argomento principale dell’appunto e l’inserimento dei nomi delle eventuali persone presenti mi permette di catalogare meglio.

Poi, ho notato molte volte (primi segni di invecchiamento, sto diventando un lamentone?) che spesso, nelle riunioni, chi utilizza un supporto digitale sembra sempre che stia facendo qualcos’altro, come se non fosse totalmente “presente” nella riunione stessa.

Rimane il tema della portabilità, ma a quella ovvio digitalizzando (riscrivendo post riunione o scansionando quanto scritto) i concetti che davvero potrebbero servirmi “on the road”.

E tu?

Prendere appunti, consiglio 2, come strutturare le note.

Un’altra cosa da considerare prima di annotare qualcosa: come strutturare le note. L’utilizzo di un metodo di organizzazione coerente è la chiave per fare riferimento alle note in un secondo momento.

Il consiglio in questo caso è, oltre a quello di scrivere le informazioni importanti all’inizio dell’appunto stesso, quello di creare una sorta di indice, da riportare nel blocco stesso utile a permettere di sapere rapidamente se la nota cercata è in quel preciso block-notes.

Per i “digitali” il sistema è più semplice, tuttavia, rimane fondamentale una corretta titolazione e suddivisione in cartelle.

Per quanto riguarda invece il testo degli appunti stessi, il miglior modo da me trovato è quello di non scriverli troppo fitti e lasciare uno spazio sulla destra degli stessi per eventuali note o follow-up.

 

Prendere appunti, consiglio 3, aggiungi subito le tue domande, osservazioni, rimandi e prossimi passi.

Durante o subito dopo la sessione di raccolta appunti, è fondamentale dedicare un attimo all’elaborazione degli stessi, inserendo a margine degli stessi commenti, azioni da fare etc.

In questo modo si avrà un’azione immediata su quanto raccolto ed uno storico dell’azione intrapresa successivamente alla raccolta dell’appunto.

 

Prendere appunti, consiglio 4, non limitarti a trascrivere il testo.

Esatto, sei fisicamente presente alla riunione, non limitarti all’uso delle tue orecchie!

Tieni gli occhi ben aperti ed annotati, in maniera discreta, tutto ciò che avviene davanti a te.

Atteggiamenti e comportamenti non verbali riguardo a cià che dice “il conferenziere” ma anche note su quello che succede, su eventuali commenti ed indicazioni di altri astanti e tutto quello che ti viene in mente correlato al tema della riunione o del corso.

Annota anche tutto quello che ti passa per la mente, magari una particolare parola o immagine ti ha fatto venire in mente qualcosa, trascrivilo subito, libera il tuo cervello dall’incombenza dei dover ricordare ed affida tutto ai tuoi appunti.

 

Prendere appunti in maniere intelligente, consiglio 5, la rielaborazione.

Ne abbiamo già scritto in precedenza; prendere appunti senza lavorarci sopra non serve proprio a niente.

Gli appunti devono servire a farci riflettere ed informarci, quindi dovremmo elaborarli rapidamente, al fine di completare ed arricchire eventuali parti non chiare e stabilire quali appunto devono entrare immediatamente nella nostra pianificazione.

“Non limitarti a prendere appunti per il gusto di prendere appunti, passa attraverso le tue idee e trasformale in obiettivi attuabili e misurabili.”

Richard Branson.

 

Prendere appunti in maniera utile, consiglio 6 mettiti avanti.

Soprattutto prima di una riunione, elabora le informazioni già in possesso ed annotale.

Ti serviranno per capire se hai già delle domande da fare, per dare un contributo attivo all’incontro

 

Queste strategie per prendere appunti possono aiutarti a organizzare riunioni e ottimizzare la tua giornata lavorativa o di apprendimento.

E tu, applichi qualche altro sistema o trucco che potremmo aggiungere come settimo consiglio?