Zen to done

L’evoluzione del sistema GTD di David Allen è stata realizzata dal notissimo blogger Leo Babauta (link), il quale ha creato la metodologia ZTD, modello basato molto di più sulla semplicità, rispetto a “Detto, Fatto!” Di David Allen.

 

In cosa differisce Zen To Done di Babauta rispetto a GTD? È più improntato ad ottenere una vita Zen? 😉

 

E’ lo stesso Babauta che risponde:

“Zen to Done (ZTD) è semplicemente un modo che ho sviluppato per affrontare le carenze del GTD, che è grande, ma non è perfetto.

Ho analizzato i motivi per i quali molte persone hanno difficoltà con il GTD, e ho aggiunto i concetti da altri sistemi, come Stephen Covey, per porvi rimedio.”

In sintesi, Babauta per generare Zen to Done ha mescolato sapientemente le parti migliori di:

• Ottimizzazione del sistema GTD +
• Aggiunta dei concetti più importanti presi dal libro di Stephen Covey
• Aggiunta di alcune perle dal libro 4 hour work week (4 ore alla settimana) di Tim Ferriss.

 

Creando così un sistema che presenta alcune differenze piuttosto importanti rispetto alla metodologia GTD:

 

• Il GTD è un cambiamento epocale da applicare; ZTD si applica in maniera sequenziale, un piccolo passo (o meglio unmillimetro alla volta).
• C’è un diverso focus tra i due sistemi; ZTD si concentra sui compiti da eseguire, GTD sugli strumenti per farlo
• GTD è super strutturato, ZTD è più libero, più zen, nella struttura e nelle procedure
• ZTD ti porta a concentrarti su quello che è importante (v. anche metodo di Eisenhower), GTD ti spinge a portare avanti tutto

 

Il metodo di Babauta è suddiviso in 10 Habits (abitudini), da implementare in sequenza, lasciando il tempo di “fissarsi” ad ognuno di esse (l’autore parla di circa 30 giorni cadauno):

 

• Habit 1: Raccogliere
• Habit 2: Processare
• Habit 3: Pianificare
• Habit 4: Fare
• Habit 5: semplificare, affidabile sistema
• Habit 6: Organizzare
• Habit 7: Recensione/revisione
• Habit 8: Semplificare
• Habit 9: Routine
• Habit 10: trova la tua passione

 

Quindi il sistema ideale sarebbe quello di partire per il primo mese con il primo Habit, poi dopo 30 giorni aggiungere al primo anche il secondo e così via.

 

Perché 30 giorni:

Perché è un tempo abbastanza lungo per farci superare la fase della novità e cementare l’abitudine nella nostra routine (in merito a questo lasso di tempo, consiglio gli scritti di Steve Pavlina per maggiori approfondimenti).

 

Vediamo gli Habit uno da uno…

 

• Raccogliere

Svuotiamo la mente da ogni pensiero, idea o compito da fare.

Il concetto è che la stessa deve servire per elaborare informazioni, non per afre da agenza.

Consiste nell’implementare uno o più sistemi dove far confluire tutte le informazioni ed idee che ci passino per la testa.

Secondo il buon Leo il sistema migliore è quello di avere sempre un taccuino con se (come molti lui adora Moleskine), in quanto permette di abbozzare, disegnare, editare etc…personalmente uso un sistema un po’ ibrido, ma che in gran parte si avvale dell’app Todoist.

 

• Processare

Prendi le informazioni raccolte e gestiscile immediatamente secondo una checklist a cascata:

• Pianificare

 

Prendi le cose che sono finite nella todolist e pianificale partendo dalle più importanti.

In questa fase la matrice di Eisenhower sarà di grande aiuto.

Scegli le più importanti e prioritizzale.

Metti le altre a corollario.

Io uso le priorità di Todoist.

 

• Fare

Eh sì, non si scampa, prima o poi il fare arriva sempre…

Scegli il compito da fare, occupati solo di quello (no al multitasking) magari usando la tecnica del pomodoro e semplicemente fallo.

 

• Semplificare

 

Sì, dopo che avrai fatto tutto probabilmente avrai scoperto che il tuo sistema non è così fluido ed immediato come lo vorresti; qua scatta la fase della semplificazione ed organizzazione, obiettivo, quello di rendere i passaggi svolti finora sempre più immediati e scorrevoli!

Se sei un fan del sistema Moleskine dai un occhiata a questo video, in merito a come organizzare perfettamente un agenda:

 

• Organizzare

 

Zen to done non è solo un ciclo produttivo ma un qualcosa che mira a farci cambiare in ogni aspetto.

Ed uno particolarmente importante per Babauta (chi segue il suo blog zenhabits.net lo avrà notato da solo) è quello dell’organizzazione delle proprie cose.

In questo punto l’autore spinge il lettore a trovare un sistema per organizzare le proprie cose, da quelle sulla scrivania agli armadi di casa tramite una procedura basata su 5 punti:

1. Abbi un sistema organizzativo; qualcosa in vai di definizione o migliorabile è meglio di niente
2. Considera sempre che ogni cosa deve avere un suo posto, fosse anche il cestino dell’immondizia; non ci devono essere collocazioni temporanee (che poi sappiamo tutti come va a finire…)
3. Usa sistemi di archiviazione semplici, non attendere di avere il sistema perfetto per iniziare
4. Mettile subito al suo posto, combatti la procrastinazione!
5. Ragiona su come/dove metti le cose, non farlo in modalità automa
6. Periodicamente revisiona ed implementa il tuo metodo organizzativo (Kaizen, miglioramento continuo)

 

In pratica:

• Dedicati ad un solo ambiente/area alla volta e terminalo
• Trova un posto per tutto
• Implementa un sistema semplice, base, ci sarà sempre tempo per alleggerirlo
• Se acquisti una nuova cosa di una certa categoria cerca di buttare (regalare, archiviare) due vecchi oggetti appartenente allo stesso insieme (approccio minimalista).

 

• Revisione

 

Periodicamente, a scadenze fisse, in slot di tempo appositamente dedicate revisiona tutto il sistema, verifica le cartelle di raccolta, quanto è stato delegato e quello che hai fatto.

Verifica che i tuoi obiettivi quotidiani siano in linea con i tuoi obiettivi a breve, medio e lungo termine.

Verifica ed organizza le tue note, gli impegni sul tuo calendario e tutto quello che riguarda i precedenti punti.

Idealmente fai questa revisione una volta alla settimana.

 

 

• Semplificare

 

Concretizza le azioni in ballo.

Sii coerente con i tuoi obiettivi e non imparare a dire di no.

Punta al sodo, le tue priorità ( i tuoi MIT Most Important Tasks) devono venire prima di tutto.

 

 

• Routine

 

Non farti intrappolare dalla routine, non c’è cosa peggiore per chi punta ad un miglioramento in qualsiasi ambito della vita, cerca sempre di introdurre qualcosa di nuovo nella tua giornata, anche un cambiamento minimo servirà a rimanere vitali e presenti.

 

 

• Passione

Trova la tua passione e perseguila o cerca di appassionarti a quello che stai facendo (ad esempio il tuo lavoro).

Solo le cose eseguite con passione saranno perseguibili nel tempo con successo!

 

 

Questo in sintesi il metodo Zen to Done sviluppato da Leo Babauta, un sistema che se correttamente implementato promette di rivoluzionare la nostra vita.

Personalmente l’ho trovato più “umano” rispetto al metodo GTD di David Allen, ma forse ancora troppo americaneggiante.

Ne ho comunque estratto alcune perle che cerco di usare quotidianamente che ti illustrerò più avanti!

 

 

Leo Babauta è un notissimo blogger americano seguito da milioni di utenti in tutto il mondo.

Il suo libro Zen to Done ha avuto successo planetario, ed è stato tradotto anche in italiano.

 

Scarica da qua la mappa concettuale relativa a Zen To Done da me elaborata:

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E tu, sei da Metodo Getting Things Done o da Zen to Done?

 

Quale sistema hai provato dei due?

Se li hai provati entrambi, per quale hai poi optato?

 

 

Sì, mi piace e mi è sempre piaciuto molto leggere; da sempre leggo libri cartacei acquistandoli (prima nelle librerie della mia città poi on-line e su kindle), ascoltandoli (ho un abbonamento annuale ad Audible, soldi ben spesi) ed a volte semplicemente leggendo i “bigini” degli stessi, tramite Blinkist (che mi aiuta anche a mantenere allenato il mio inglese).