1. Evita i peggiori killer della produttività

Spesso le persone cercano di aumentare la propria produttività aggiungendo risorse e strumenti; si tende a pensare che l’ottimizzazione della propria giornata possa passare attraverso l’utilizzo di strumenti di gestione del tempo, app di monitoraggio del tempo, calendario, applicazioni per bloccare i siti web, lettura di libri sulla produttività, ecc.

Ma aggiungere cose non porta a una maggiore produttività. Quando rifai casa non aggiungi mobili senza aver prima selezionato ed eventualmente smaltito i precedenti…

Prima di aggiungere altro, inizia sottraendo le cose che zavorrano la tua produttività.

Non è l’aumento quotidiano ma la diminuzione giornaliera. Elimina ciò che non è essenziale.

– Bruce Lee

Fai un analisi dei tuoi strumenti attuali, stabilisci il sistema che vuoi utilizzare e parti con il minimo indispensabile. Arricchirai la tua dotazione man mano.

Un app non è fondamentale; ma se vuoi usarne una ti consiglio quella che uso io: Todoist.

 

2. Conquista il momento più importante della giornata

Il trucco per aumentare la produttività è molto semplice:

Gestisci bene le “ore d’oro”. Questo lasso di tempo corrisponde alle prime tre ore della tua giornata.

Si tratta del momento in cui sei più creativo, concentrato, vigile, produttivo ed energico.

Ecco perché è importante proteggere le tue mattine e assicurarti di sfruttare quelle ore.

Ecco come:

Per prima cosa, dedica qualche minuto all’inizio della giornata ad una energizzante routine mattutina.

Potrebbe sembrare controintuitivo trascorrere questo tempo prezioso non per lavorare, ma per prepararti a lavorare. Ma puoi considerare questi pochi minuti come un investimento ad alto dividendo.

Se avessi otto ore per abbattere un albero, passerei le prime sei ad affilare la mia ascia.

– Abraham Lincoln

Alcune idee per “affilare la tua ascia”:

Meditare. Fare una passeggiata. Fai una colazione sana e proteica ( o bevi solo tanta acqua, va bene lo stesso, anzi!). Leggi qualcosa di stimolante. Scrivi i tuoi obiettivi. fai un pò di esercizio.

Non deve essere complicato (o lungo), ma fai semplicemente qualcosa per aiutarti a sentirti pronto al 100% – mentalmente, fisicamente ed emotivamente – in modo da essere concentrato, ispirato, motivato e guidato.

In questo modo quando inizierai a lavorare, avrai un sacco di slancio per portare a termine tutti i tuoi progetti.

 

3. Perché è necessario creare attività di piccole dimensioni

Molte persone pensano di avere difficoltà a portare a termine i propri compiti a causa della pigrizia o della mancanza di forza di volontà, motivazione o determinazione. Ma spesso il problema è dato dalla complessità del compito che ci troviamo davanti. Una montagna enorme di fronte a noi può farci desistere ancora prima di iniziare la scalata.

Però se riesci a suddividere la montagna in tante piccole attività, le stesse saranno più semplici da approcciare e più specifiche, attuabili e misurabili.

1. Con attività più piccole (ad esempio della durata di 20 minuti), hai la certezza di poterle completare.
2. Quando rendi le tue attività “a grandezza naturale”, finirai più attività in meno tempo rispetto a prima. Vedendoti finire più cose, guadagnerai slancio e fiducia.

Una volta che hai una lista di cose da fare, è il momento di organizzarle nel modo giusto …

 

4. Per una perfetta ottimizzazione, prioritizza come un Pro

Una delle lezioni che dovresti tenere sempre a mente quando si tratta di ottimizzazione è quella del “principio di Pareto”, spiega che circa l’80% del tuo output proviene da circa il 20% del tuo input. Rimanendo in ambito produttivo e di ottimizzazione, ciò significa che il 20% del tuo lavoro crea l’80% dei tuoi risultati.

Molte persone però tendono a buttare nella loro lista di cose da fare ogni compito, in qualsiasi ordine e senza criterio di importanza. Questo potrebbe dare molta soddisfazione, perchè alla fine della giornata potresti trovarti con decine di compiti eseguiti, ma quanti di questi sono davvero importanti?

Se invece vuoi ottimizzare il tuo tempo, dovresti applicare il “miglior rapporto qualità-prezzo”, ossia scegliere le 3 cose più importanti – non più di 3 – e mettile in cima. Questi tre compiti, definiti spesso come MIT (Most Important Tasks) sono quei tre compiti giornalieri che ti permettono di svoltare la tua giornata e renderla produttiva.  Imparare a stabilire le priorità trasformerà non solo la tua produttività, ma anche la tua vita.

 

5. Perché i limiti di tempo possono elettrizzare la tua velocità

Se non inserisci un limite di tempo per il tuo lavoro, lo stesso si espanderà indefinitamente. Non te lo dico io, ma una legge alquanto conosciuta nella produttività personale. Si chiama “legge di Parkinson”: il lavoro si espande per riempire il tempo necessario al suo completamento.

Quindi, per aumentare la tua produttività ed ottimizzare il tuo tempo, non concedertene di più per finire qualcosa:

Conceditene di meno.

Crea una scadenza restrittiva e scopri quanto velocemente puoi farlo. Non tagliare la qualità, cerca di fare del tuo meglio e se necessario supera la dead-line.

Scoprirai che le attività che una volta richiedevano “molto tempo” in realtà si possono svolgere molto più velocemente.

E spesso, questo limite temporale ti permetterà di ottenere un lavoro migliore perché stai dedicando la tua piena concentrazione e concentrazione per raggiungere una scadenza urgente.

 

6. Ottimizzazione usando un pomodoro

Quando lavoro, utilizzo sempre la “Tecnica del Pomodoro:”

Imposta un timer, lavora finché non suona il timer, fai una breve pausa e poi ripeti.

Che tu stia lavorando, scrivendo, leggendo o imparando, fare delle pause regolari è essenziale.

È come allenarsi in palestra: hai bisogno di riposo tra gli esercizi in modo da poterlo fare di nuovo e avere ancora resistenza, forza e potenza.

Se pensi che 25 minuti di lavoro siano pochi per te non è un problema; anch’io spesso utilizzo blocchi di 50 o 60 minuti; il segreto di questa tecnica è quello delle pause, sono quelle che ti permettono di ripartire alla grande evitando il “burnout”.

Scopri di più su questa tecnica scaricando la mia guida gratuita.

 

7. Come raggruppare le attività

I romani usavano una tecnica denominata “divide et impera” per sconfiggere il nemico, la stessa tecnica la applichi ogni giorno contro te stesso.

Se vuoi ottimizzare la tua giornata e la tua produttività devi puntare sul raggruppamento. Pensaci, ogni volta che passi da un attività all’altra sprechi tempo, energie e concentrazione: se punti all’ottimizzazione raggruppa le tue attività in detrminati momenti della giornata. Il classico esempio è quello delle notifiche della posta elettronica o dei social media. Decidi quando aprirai questo strumento e dedica un certo tempo alle risposte ed alle notifiche; poi stacca e non controllare più niente fino alla successiva sessione programmata. Se c’è un emergenza lo verrai a scoprire lo stesso, tranquillo/a.

Tim Ferriss chiama questo “batching”.

Cerca di evitare tutte le notifiche, quelle sono i veri ostacoli alla tua produttività ed ottimizzazione.

 

8. Migliora le tue prestazioni lavorative, immergiti nell’ambiente ideale

Hai una routine mattutina, un metodo di lavoro e qualche dritta per evitare interruzioni ed ostacoli. Quello che può elevare maggiormente la qualità della tua giornata lavorativa e di conseguenza la tua produttività per portarti ad un ottimizzazione perfetta del tuo lavoro è l’ambiente.

I privilegi e vantaggi di lavorare su un ambiente motivante e che aiuta nella concentrazione sono evidenti, ma la cosa su cui mi vorrei concentrare maggiormente è il rumore. Suoni, voci e stimoli uditivi esterni possono davvero distruggere la tua produttività.

Se non hai la possibilità di lavorare in un ambiente silenzioso, prova un paio di cuffie a riduzione attiva del rumore oppure opta per una playlist musicale dedicata alla concentrazione, oppure seleziona il genere musicale “synthwave”. La tua produttività ti ringrazierà.