Lavorare in maniera intelligente, non di più, prova questi 18 modi!

18 modi per lavorare in maniera intelligente, non di più

 

Lavorare è parte integrante della nostra vita; se siamo fortunati è una passione, un passatempo o qualcosa che ci emoziona, se non lo siamo è un rompimento, una prigione ed un obbligo, ma sempre lavoro è, perchè non lavorare in maniera intelligente?

Visto che dobbiam pur farlo, perché non lavorare in maniera intelligente?

 

La tematica del lavoro e del suo miglioramento mi ha sempre molto interessato, ho sempre dato un occhio alle idee di blogger, imprenditori e formatori e qui trovate la mia selezione dei 18 modi per lavorare in maniera intelligente:

• Inizia la tua giornata in maniera potente!

Impara ad alzarti prima; molti imprenditori si alzano non più tardi delle 5:30 (forse perchè sanno come dormire bene).

Non fare un cambiamento drastico dal tuo orario solito di sveglia ad un orario antelucano, ma cerca tramite piccoli adattamenti sequenziali di avvicinarti pian piano all’orario di sveglia desiderato.

Prova ad esempio a fare piccoli cambiamenti anticipando la sveglia di 15 minuti e mantenendo questo anticipo per almeno 3-4 giorni.

Quando questo “piccolo cambiamento” sarà stato assorbito procedi ad anticipare di altri 15 minuti e continua così fino ad arrivare all’orario di sveglia desiderato.

Man mano che avrai guadagnato del tempo in più usalo bene, investilo in un miglioramento immediato ma perpetuo, come la lettura di un libro istruttivo, una meditazione o dello sport.

 

• Investiga e scopri il tuo ritmo di lavoro ottimale

Per migliorare la tua concentrazione ed efficienza prova ad investigare sul tuo stile lavorativo al fine di trovare quello ottimale.

Esistono molti metodi, tutti più o meno validi, ma probabilmente solo uno ottimale per ciascuno di noi:

1. Tecnica del pomodoro: Ciclo di lavoro da 25 minuti, seguito da una piccola pausa di 5 minuti. Al raggiungimento di 4 Pomodori, una pausa lunga da 25 minuti.
2. Intervallo 90 minuti: Questo metodo si basa sulla convinzione che I nostri corpi lavorino secondo 21 cicli da 90 minuti al giorno.

Secondo questa teoria, quindi 90 minuti sono la durata migliore per una sessione di concentrazione ed      efficienza. Fai seguire una sessione di lavoro ad una sessione da 20 minuti di pausa.

3. Tecnica 52–17: Una sessione di lavoro da 52 minuti, seguita da una pausa di 17.

 

• Tieni a bada le distrazioni

É possibile riscontrare tre diverse tipologie di interruzioni che ci interrompono durante la giornata; quelle date dai mezzi di comunicazione, quelle causate da interazioni di alter persone e le distrazioni interne.

1. Prova a gestire I social media, le e-mail e le app di comunicazione con regole ferree.

Prova a stabilire un numero Massimo di sessioni riservate a queste “interruzioni” ed una durata massima per le stesse (3 volte al giorno, 20 minuti ogni volta? Sarà già comunque un ora intera del nostro tempo, non poco.

2. La maledizione degli “open-office” o degli ambienti condivisi.

Già la concentrazione è difficile da ottenere, se poi la stessa viene continuamente interrotta da stimoli esterni, questa va a farsi friggere…

Prova a lavorare in sale riunione non utilizzate, stabilisci chiari segnali di “non disturbare” o se puoi investi in un buon paio di cuffie antirumore; mantenere la concentrazione ci renderà molto più produttivi e spediti, innalzando anche in generale la qualità del lavoro prodotto.

3. Distrazioni interne.

Dormi abbastanza, fai interruzioni nel tuo lavoro (vedi punto precedente) ed alimentati ed idratati al meglio, al fine di partire con le batterie completamente cariche (o almeno senza zavorre…)

 

 

• Non iniziare mai la tua giornata senza un piano.

Non c’è niente di peggio della mancanza di chiarezza d’intenti.

Già la mattina si ha poca spinta, se poi non si ha neanche un percorso preciso da seguire, il lavoro si fa ancora più arduo…

Ad esempio io uso Todoist e cerco di impostare sempre le mie priorità per il giorno dopo, basandomi su un sistema derivato dalla matrice di Eisenhower…

 

• Bevi molta acqua

Essere idratati porta a molti benefici.

Il nostro corpo ed il nostro cervello sono composti in buona parte d’acqua, sii idratato e anche la tua produttività ne gioverà.

 

• Identifica I compiti più importanti ed assicurati di farli per primi.

Punto legato a doppio filo al quarto.

Cerca per quanto possibile di dedicare buona parte del tuo tempo lavorativo alle attività che si trovano nel primo quadrante del modello di Eisenhower.

Un compito importante può avere ripercussioni ed essere un volano per il proprio futuro, molti compiti urgenti ma non importanti non ci porteranno alcun tipo di risultato, né nel lungo né in qualsiasi altro periodo.

 

• Rendi produttive le riunioni tramite queste domande (falle prima di partecipare)

1. è per forza necessaria la mia presenza?
2. È possibile assistere in maniera virtuale (in base al contesto…)
3. Esiste un agenda di ciò che si discuterà?
4. Possiamo predefinire e poi limitare la durata del meeting
5. Possiamo assicurarci che funzioni tutto e sia tutto pronto prima del meeting’ (Cavolo, quante volte mi è successo che mancasse un cavo, una presa o il proiettore non fosse compatibile con il pc…)

 

• Raggruppa compiti simili insieme

Quante volte apriamo un programma o compiamo una determinata azione durante il giorno?

Ad esempio, quante volte ci troviamo a verificare se è arrivata nuova posta? Non sarebbe meglio predefinire, per quanto possibile il numero di volte che la controlleremo?

Quante volte (davvero, non mentite!) vi è arrivata una mail che richiedeva risposta immediata pena gravissima perdita?

Potremmo ad esempio pianificare tre momenti per il controllo della mail:

1. Al mattino, dopo aver completato i compiti più importanti
2. Al rientro dalla pausa pranzo
3. Poco prima del termine della giornata lavorativa, al fine di mandare avanti progetti fermi (particolarmente valido se si lavora con collaboratori o clienti di altre aree del mondo).

Lo stessa azione di “raggruppaggio” è valida anche per le telefonate, I social medie etc.

 

• Togli quelle maledette notifiche

Non morirà nessuno se non sarai il primo a vedere il nuovo post di un tuo amico o il like lasciato dal tuo college.

Togli tutte le notifiche, pop-up e suoni vari riuscirebbero a distrarre anche le persone più concentrate e determinate.

 

• Delega, ma nel modo corretto

L’azione di delegare (quando è possibile farlo) è veramente fantastica per la produttività, in quanto ci permette di dedicare il nostro tempo ad azioni di valore, delegando azioni meno importanti (per le nostre competenze, i nostri goal etc.) a persone dedicate.

È molto importante però definire come si delega; assicurarsi di avere individuato la persona giusta, fornirle tutti i dati necessari al compimento del lavoro e definendo una data di completamento del compito.

Dovrà poi essere nostra cura verificare periodicamente gli avanzamenti del progetto (in caso di processo complesso) e l’effettiva conclusione.

Delegare un compito non dovrebbe mai significare dimenticarsene e lavarsene completamente le mani.

 

• Fai delle pause

Anche se a volte sembra un controsenso specialmente quando ti ritieni nel “flusso” ;-)) fare delle pause periodiche è molto importante.

Una pausa ti permetterà di staccare e di non bruciare in un solo colpo la tua forza di volontà, motivazione e carica.

Prendi delle vere pause però, stacca dalla scrivania, bevi dell’acqua, un thè o un caffè, guarda fuori dalla finestra, fai due passi, insomma stacca, non fare una pausa dal tuo lavoro per dedicarti allo smartphone (o viceversa ;-).

 

• Prenditi cura subito delle rane!

La rana (frog) nella terminologia americana della crescita personale è quel lavoro ostico che dobbiamo fare ma cerchiamo di rimandare sempre con mille scuse, a volte al limite del paradossale.

Affronta la rana per prima cosa al mattino, buttala giù, sconfiggila ed immediatamente la tua giornata avrà preso una piega diversa, più produttiva.

Prova a fare così:

1. Preparati mentalmente alla realizzazione del compito (fatti un film mentale); fallo per pochi minuti, non per mezza mattina!
2. Adesso pensa a come ti sentirai da Dio dopo che lo stesso sarà stato compiuto! Non ne vale la pena di farlo?

Ok, ora affrontalo, non lasciarlo lì a marcire nella tua to-do-list, diventerà solamente ogni giorno un po’ più grande ed ostico!

 

• Crea una to-do-list non puoi ricordare tutto a memoria; è tutta RAM sprecata 😉

Crea una lista ci permette di sgravare la mente da compiti di memorizzazione, ci consente di visualizzare le cose da fare, settare scadenze, verificare avanzamenti periodici e delegare.

La creazione di un sistema di liste deve essere una cosa semplice, e l’uso dello stesso immediato e non troppo cervellotico; troppe volte dedichiamo tantissimo tempo a cercare l’impaginazione perfetta, i menu, il carattere da usare.

Dedichiamo un attimo alla scelta e poi partiamo decisi con un sistema; le correzioni ed i cambiamenti faranno parte del sistema di crescita!

Io ad esempio uso Todoist come raccoglitore per i miei compiti e poi delle semplici liste di controllo (in Google Drive) per quelle azioni che si ripetono periodicamente.

Ad esempio; io viaggio spesso per lavoro; non ha senso che ogni viaggio io butti giù una lista per ricordarmi di tutte le cose da portare dietro (di lavoro e personali) ed i documenti di viaggio.

Ho una semplice lista generica, molto adattabile che mi ricorda tutto, poi la stessa viene personalizzata di volta in volta in base allo scopo del viaggio, il paese, le condizioni climatiche etc. etc.

 

• Crea un “punto di ripristino” del tuo lavoro prima di vacanze o assenze prolungate

Qual è il Sistema migliore per rovinarsi il rientro dalle vacanze?

Personalmente tornare sul lavoro (si, già solo queste 4 parole hanno un bell’impatto) ma soprattutto tornarci e non ricordare, perdendo un sacco di tempo cosa stavo facendo, quali erano le cose rimaste in sospeso e lo stato dei lavori.

Una bella lista o fotografia delle cose in ballo fatta prima di staccare ci permetterà di ripartire di slancio (per quanto possibile 😉 al rientro dalle vacanze…

Tutto quello che è sospeso, in attesa di risposta o non ancora concluso dovrebbe essere in questa lista, in modo da affrontare subito le cose rimaste in attesa, ancor prima delle urgenze post-vacanze.

 

• Focalizzati su un solo compito alla volta.

Usa quelle maledette app per fare una lista, butta tutto li dentro; verifica quali sono le cosi importanti!

Prendile e spezzettale in azioni piccole e gestibili, poi prendine uan ed eseguila, focalizzati solo su quella, il multitasking non funziona!

Dedicati ad un solo compito alla volta, stoppa tutte le possibili interruzioni e dacci dentro!

 

• Impara a dire di no

Impara a dire di no ai compiti non importanti o quanto meno dedicagli il tempo e l’importanza che si meritano!

Non farti fregare dalle solite richieste del tipo “è urgente”, “asap”, “è questione di vita o di morte” etc.

Usa la tua testa ed il tuo metodo di lavoro per definire se una cosa è veramente importante.

Poi, nel caso lo siano, inseriscile nel tuo programma di lavoro ed eseguile.

Magari verifica anche se effettivamente erano davvero importanti e sono state poi utilizzate; questa selezione e verifica potrebbe essere un buon sistema per definire a chi dare ascolto ed importanza nelle richieste future!

Non fare diventare la tua postazione il luogo in cui finisce tutto quello che gli altri non vogliono fare, non ci guadagnerai niente!

Sii sempre pessimista nella definizione dei tempi dei tuoi compiti e non sovraccaricare inutilmente le tue giornate lavorative!

 

• Padroneggia i tuoi strumenti (ed anche la tua tastiera)

Familiarizza con I programmi e le applicazioni che usi frequentemente; padroneggiale, in modo da sapere esattamente qual è la funzione migliore per un determinate compito e la scorciatoia per azionarla.

Lavoro spesso con team di grafici digitali e loro stessi frequentemente mi dicono che la differenza tra un buon tecnico ed un ottimo tecnico di Photoshop è data dal fatto che il secondo padroneggia così bene lo strumento da conoscere tutte le scorciatoie presenti, oltre ad aver creato combinazioni di tasti personalizzate per le funzioni più comuni.

Questo non vale solo per Adobe Photoshop, quasi tutti i software hanno scorciatoie preimpostate e spesso anche personalizzabili.

 

• Conosci come spendi il tuo tempo di fronte al computer o sul tuo smartphone.

Spesso non ci rendiamo conto di quanto tempo sprechiamo dedichiamo a siti internet, social media o alter applicazioni.

Per farsi un bel bagno di realtà, è suggeribile installare qualche applicazione dedicata, esistono sia per browser desktop che per smartphone che tracci per noi l’uso che facciamo delle nostre applicazioni.

Conoscendo un dato possiamo agilmente prendere consapevolezza, tracciarlo e nel caso dedicarci al miglioramento dello stesso.

 

 

Ecco, la lista dei trucchi per lavorare in maniera intelligente è terminata! Ognuno di questi suggerimenti per lavorare in maniera intelligente può migliorare un po’ la qualità del nostro lavoro, anche solo l’applicazione di uno di questi consigli può aumentare immediatamente la nostra produttività.

Anche in questo caso, il consiglio è sempre lo stesso, scegliamo un abilità e dedichiamoci alla stessa per un lasso minimo di tempo (consigliato tra i 21 ed i 30 giorni) al fine di fissarla nelle nostre abitudini quotidiane.

Poi, a test terminato, valutiamo come ci siamo trovati con la stessa e decidiamo se proseguire o meno…

 

 

Hai già provato qualcuna di queste 18 abilità per lavorare in maniera intelligente?

Com’è andata?

Ne hai qualcun’altra da aggiungere?